Logo Chronique RH

CHRONIQUE RH

LE DOSSIER

ADMINISTRATIF

D’UN EMPLOYÉ:

Pourquoi en faire un

et ça se documente comment?

DESCRIPTION DE TÂCHES :

Vous aurez possiblement au cours des années de nombreux employés qui travailleront pour vous. Plusieurs d’entre eux y travailleront, je vous le souhaite, plusieurs années. Le dossier administratif est la mémoire de votre entreprise pour tout ce qui concerne vos employés ou ex-employés pour fin de références pour le futur.

Et maintenant que devrait contenir ce dossier ?
Voici quelques exemples de documents que devrait contenir ce dossier :

  • Le curriculum vitae ou le formulaire de demande d’emploi,
  • Les résultats aux tests d’embauche
  • Le formulaire de prise de références
  • Les documents de paie : les changements de salaire,

    avantages sociaux, formulaires d’impôt

  • Les changements de poste
  • Les attestations de formations en cours d’emploi
  • Les changements d’adresse
  • Les mesures disciplinaires
  • Les justifications d’absence :

    retards, rendez-vous, vacances, etc.

  • Les évaluations du rendement :

    qu’elles soient formelles ou non (résumé de la rencontre)

  • Les confirmations d’emploi
  • Etc.

La compilation de ces documents à un seul endroit peut aussi faciliter la vie d’un nouveau gestionnaire qui arrive en poste dans votre entreprise puisqu’il lui sera possible d’avoir un aperçu rapide d’un ou de plusieurs employés. Il en est de même pour l’attribution d’un poste de travail, pour la formation/transfert de compétences ; vous pouvez en faire la vérification au dossier de l’employé avant de lui octroyer.

Il est aussi fortement recommandé de faire un deuxième dossier pour tout le volet médical. Ces informations sont CONFIDENTIELLES et seule la ou les personnes autorisées auront accès.

Voici quelques exemples de documents que devrait contenir ce dossier :

  • Examens médicaux pré-embauche
  • Dossier CSST
  • Expertise médicale
  • Formulaires de réclamation d’assurance salaire
    (assurance groupe)
  • Certificats médicaux
  • Etc.

Il est aussi obligatoire de verrouiller la filière qui contient ces dossiers. Vous devrez aussi déterminer la ou les personnes qui y auront accès afin de vous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Sur ce, je vous souhaite un bon été et beaucoup de travail !

Offrez à votre PME des ressources humaines de grandes entreprises.
Avec Solutions RH PME à votre service selon vos besoins, vos dossiers seront conduits de main de maître.

Les Bâtisseurs de la Montérégie – ÉTÉ 2016 | Vol.8 | N0.2